De voordelen van goed archief beheer

Het bijhouden van een archief dat zowel up-to-date is, als voor iedereen toegankelijk, is een lastige klus. Archief beheren kan dan ook voor flink wat grijze haren zorgen. Zeker de ontsluiting van een papieren archief kost flink wat tijd. Om aan de eisen van de moderne tijd te voldoen is een digitaal archief echter vaak wel gewenst. Zit je in deze overgangsperiode en kun je wel wat hulp gebruiken van echte professionals met je archief beheren?

Archief op orde houden

Je bent lang niet de enige die er moeite mee heeft om zijn archief op orde te houden. Het beheren van een archief vergt naar tijd vooral ook discipline. Als je de luxe hebt om met een schone lei te beginnen, dan is het belangrijk om met een goed archiefsysteem te starten. Zorg voor voldoende opslagruimte als het om een fysiek archief gaat en laat een goed systeem ontwikkelen als je een digitaal archief inricht. Vanaf dit moment kan je aan het opruimen en archiveren gaan.

Een duidelijk archiveringssysteem

Een van de grote uitdagingen bij het opruimen van een archief is wat er wel en wat er niet weg kan. Archiveringsprofessionals weten gelukkig alles over de eisen die er worden gesteld aan een wettelijk kloppend archief. Soms ben je namelijk verplicht bepaalde stukken te bewaren voor bijvoorbeeld de Belastingdienst. Dit is echter niet altijd het geval. Bepaalde stukken kunnen zeker gewoon vernietigd worden. Een goede opruimsessie geeft uiteindelijk letterlijk en figuurlijk flink wat lucht. Een duidelijk archiveringssysteem heeft nogal wat voordelen: je bewaart nooit teveel, je bespaart flink op je kosten voor opslag, je bespaard tijd doordat de gevraagde informatie sneller te vinden is, en je archief is toegankelijk voor iedereen die hier de rechten voor heeft.